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El arte de las listas de tareas: ¿cómo ser productivo sin morir en el intento?

8 julio 2019 Actualidad Curiosidades


¿Eres uno de esos fans de las to-do lists para llevar a cabo todas las tareas de un proyecto? Puede que esta práctica tan celebrada entre millennials esté contrarrestando tus esfuerzos por ser más productivo. Aunque nos encanta la idea de ver todo más organizado en listas, y de que varios estudios han demostrado que las personas tienen un mejor rendimiento al escribir todo lo que deben hacer, las listas dejan poco espacio para la improvisación y se vuelven dueñas de nuestro tiempo.

Para una generación que ha sido consumida por la ansiedad de vivir al ritmo del mundo real, tener que vivir al pie de una lista de tareas puede parecer una buena solución, pues según se nos ha convencido por años, las listas nos permiten aterrizar de manera organizada todos aquellos pasos que necesitamos para cumplir metas. No obstante, estas listas suelen convertirse a menudo en una caída libre al vacío en el que simplemente no hay fondo.

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Querer abarcar de manera ambiciosa una cantidad de tareas al día no significa que las vayamos a cumplir, pues precisamente por lo ajetreada que es la vida del segundo milenio, pueden surgir imprevistos que nos harán posponer tareas y, por ende, responsabilidades.

¿Exactamente por qué nos agradan tanto las listas de tareas?

Amamos las listas porque ver nuestras tareas por escrito reduce nuestra ansiedad, nos dan una estructura a la cual apegarnos y guardan un registro de lo que hemos logrado a diario.

Desde el punto de vista psicológico, las listas nos atraen por tres razones: ayudan a disminuir la ansiedad por el día a día, nos dan una estructura o plan al que nos podemos apegar y, por último, representan un registro de lo que hemos logrado durante el día. Después de todo, ¿a quién no le gusta la sensación de tachar una tarea de la lista?, nos hace sentir que estamos avanzando en nuestras metas y nos estamos quitando peso de encima.

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Si bien esta sensación nos motiva a seguir adelante con nuestras tareas y nos dan la percepción de tener una vida más organizada, expertos concuerdan en que no es la solución a todos nuestros problemas. El simple hecho de escribir una lista en alguna hoja de papel no va a hacer que terminemos todas nuestras tareas y, de hecho, hacer mal esta lista podría significar una mayor sensación de ansiedad por no poder cumplir con todo.

No solo es hacer notitas, se requiere de todo un sistema de organización

De nada sive anotar en papeles sueltos tareas por palabras clave sin definir exactamente de qué va. Así no podemos priorizar y, por ende, tampoco podemos cumplirlas.

Para aquellos que dicen “claro que soy organizado, tengo mis listas de tareas”e inmediatamente vamos a la toma de la lista representada en un manojo de papeles sueltos –normalmente notas adhesivas– y luego se quejan de no poder cumplir con todo lo que necesitan, esta explicación es para ustedes.

David Allen, autor del libro ‘Terminar las tareas: el arte de la productividad libre de estrés’, considera que cualquier persona que tenga un horario apretado sin seguir ninguna estructura tendrá problemas para enfrentar tantas tareas. Para ello es necesario tener un sistema que nada tiene que ver con escribir en cualquier papel que encontremos a nuestro paso todo lo que debemos cumplir.

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De esta manera, escribir en cualquier papel lo que tenemos que hacer en palabras clave como “banco”, “universidad” o “presentación” nunca será suficiente para ayudarnos a tacharlas de la lista. Tal como si se tratase de un proyecto o tesis en los que debemos definir las tareas que nos llevarán a cumplir los objetivos, nuestra lista debe tener de manera bien definida y descrita de qué va la tarea. Por ejemplo, si nos referimos a “presentación” debemos decir específicamente qué implica, que podría ser “incluir gráficas en la presentación para el cliente”.

¿Por qué es necesario este sistema? Pues, de acuerdo con Allen, si nuestra lista de tareas no es lo suficientemente clara, eventualmente no cumpliremos ni priorizaremos las tareas, cayendo en el mencionado vacío que nos lleva a acumular tareas que nos genera el efecto contrario de la productividad.

Ya describí mis tareas y las prioricé, ¿ya soy productivo?

Muchas veces lo que aumenta nuestra ansiedad por no cumplir las tareas es que dejamos poco espacio para la improvisación pues no somos realistas con el tiempo que le dedicaremos a cada tarea.

No realmente. No solo basta con detallar bien las tareas con las que debemos cumplir, también hace falta un factor muy importante: ser realistas o, mejor dicho, aterrizar y fragmentar metas. Las palabras tienen un poder increíble sobre cómo vemos las cosas, pues no es lo mismo escribir en la lista “mudarme al nuevo apartamento” que decir “embalar las cosas de la cocina para la mudanza.

Hay que saber diferenciar objetivos de tareas y eso es algo con lo que mucha gente lidia diariamente. Dicho esto, no solo es importante ser detallado, sino también dividir las tareas en pequeños bloques que son más fáciles de cumplir.

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Además, es muy importante conocer nuestro propio ritmo diario y las posibles distracciones que pueden surgir mientras llevamos a cabo una tarea. De nada vale hacer una bonita lista con todo lo que debemos hacer si no dejamos espacio para distracciones y también para la improvisación. Sabemos que no siempre todo sale de acuerdo al plan, por lo que debemos saber jugar con las prioridades de nuestro día y aprovechar el tiempo para que otras tareas vayan tachándose de la lista.

Así, puedes despedirte de los papeles sueltos con listas crípticas sobre tus quehaceres y llevar una vida mucho más organizada y menos estresante sabiendo que durante el día surgen imprevistos con los que tendremos que improvisar para avanzar en nuestra lista de tareas.

Referencias:

The overwhelming burden of to-do lists can destroy all meaningful activity: https://qz.com/work/1658530/to-do-lists-can-become-a-stressful-burden/

The psychology of the to-do list – why your brain loves ordered tasks: https://www.theguardian.com/lifeandstyle/2017/may/10/the-psychology-of-the-to-do-list-why-your-brain-loves-ordered-tasks


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